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Razones para integrar tu telefonía al CRM de tu empresa

Hoy os contamos por qué es interesante integrar tu telefonía al CRM de la empresa. En anteriores post os hemos acercado la herramienta CRM, si todavía no sabes muy bien qué es o cómo funciona te proponemos que les eches un vistazo antes de continuar con este.

Si finalmente te has decantado por un CRM y ya lo tienes implementado en tu negocio, te habrás dado cuenta de una cosa: es indispensable

Cuando se utiliza correctamente constituye una fuente de información muy útil para tus equipos de marketing y ventas. Además, te permite tener centralizados todos tus canales de contacto en una misma plataforma (correos electrónicos, rrss, chat…). Por eso mismo te planteamos lo siguiente, si tienes todo en el CRM, ¿Por qué no incluir también la telefonía de tu empresa?

Normalmente tenemos la telefonía al margen, lo que supone una pérdida de productividad y atención al cliente. Sin duda podemos corregir esta pérdida a través de su integración en el CRM. A continuación te explicamos cómo funciona la telefonía de empresa integrada con la gestión de relaciones con clientes y te damos cuatro buenas razones para integrarla a tu CRM. 

¿Cómo funciona la integración de la telefonía al CRM?

Para maximizar su eficiencia, el CRM debe adaptarse a todos los canales de comunicación que utilizas. Aparte de las redes sociales y los correos electrónicos, las llamadas telefónicas siguen siendo muy importantes a la hora de mantener relaciones con los clientes. Nos proporcionan ese contacto más directo y más humano con el entorno que rodea a la empresa. Por eso mismo, es de vital importancia que todo quede reflejado en el CRM. Ahora bien, ¿cómo podemos conectar la telefonía a nuestro CRM?

En primer lugar, necesitamos una solución de telefonía VoIP. Esto significa que a diferencia de las líneas fijas tradicionales, la VoIP utiliza internet para realizar llamadas. Ofrece muchas ventajas, tales como: flexibilidad en la implementación, facilidad de uso y ahorro de costes. Principalmente, gracias al acoplamiento telefonía – informática (CTI), la telefonía se conecta a las herramientas informáticas utilizadas por tus equipos, especialmente al CRM. 

Independientemente del CRM que utilices, puedes conectarlo a tu solución de telefonía en la nube. Para los más comunes, existen integraciones preconfiguradas que puedes instalar con solo algunos clics. En el caso de que no encuentres la tuya, siempre puedes utilizar las API para implementar la conexión entre tu CRM y tu telefonía de empresa. Nuestro equipo estará encantado de ayudarte en este proceso y adaptar esta nueva tecnología a las necesidades de tu empresa. 

Cuatro motivos para conectar tu telefonía de empresa al CRM

 A continuación, presentaremos algunas de las ventajas de conectar la telefonía al CRM. 

Aumenta la información sobre los clientes

Las conversaciones telefónicas son valiosas, sin embargo frecuentemente una vez terminadas, las perdemos. Gracias a la integración CRM – telefonía, se transmiten automáticamente los datos de llamadas al CRM. De esta manera, obtienes sin esfuerzo la información completa y actualizada pues la sincronización se lleva a cabo automáticamente. 

Además esta plataforma te permite tomar notas de las llamadas. Tus agentes ya no necesitan hacer malabarismos entre el teléfono fijo y las diferentes herramientas informáticas. Todo está centralizado en una interfaz: el CRM. Por lo tanto, ya no hay excusas para no completar el CRM en tiempo real y así están siempre disponibles las últimas actualizaciones. 

Esto permite un mejor intercambio de la información, ya que si otro agente responde la llamada de un cliente, puede acceder fácilmente a todo el historial. 

Permite una mejor atención al cliente

Gracias a la conexión CRM – telefonía, las fichas de tus clientes aparecen automáticamente en el transcurso de las llamadas entrantes. Puedes atenderlos de forma personalizada, lo que supone una mejora en la atención al cliente. Esto genera una actitud positiva en el cliente ya que se siente reconocido. Además, la visualización de la ficha del cliente en un abrir y cerrar de ojos permite que tus equipos accedan rápidamente a toda la información fundamental acerca de él. Así, lograrán acogerlo lo mejor posible, optimizar el tiempo de intercambio y aumentar su satisfacción

Gracias a la modalidad de etiquetas, que se utilizan directamente desde tu sistema de telefonía, se pueden transferir automáticamente las llamadas al agente más adecuado (por ejemplo, la segmentación por tamaño de cuenta). Esto permite una mejor clasificación de las llamadas. ¡Tu cliente no pierde tiempo y tus equipos tampoco!

Mejora de la eficacia interna

Por una parte, la interfaz única que centraliza la información es un ahorro de tiempo para tus equipos: las notas se toman directamente en la misma herramienta con la que se hacen las llamadas, e igualmente es posible añadir en pocos minutos las tareas para el seguimiento del cliente. 

Por otra parte, gracias a tu telefonía VoIP, dispones de funcionalidades que reducen los roces para tus equipos de ventas y de atención al cliente. Tus agentes ahorrarán tiempo valioso en cada llamada, en especial cuando tienen muchas en espera.

Entre ambos constituyen un significativo ahorro de tiempo para tus equipos, permitiendo una mayor eficacia en las campañas de llamadas salientes. 

Los datos disponibles también permiten conocer los momentos apropiados para ponerse en contacto con tus clientes potenciales. La eficacia de tu equipo de ventas aumentará al emplear horarios fijados que los ayudarán a distribuir su actividad de una manera más eficaz. Esto evitará las continuas llamadas sin respuesta y permitirá que tus agentes comerciales realicen otras tareas (administrativas, seguimiento de citas, informes, etc.). 

Gracias a esta integración, se producirá una mejora en la eficacia interna para la formación de tus equipos. Efectivamente, la adaptación de los recién llegados será más rápida: disponen de toda la información enriquecida en el CRM.

Ofrece una visión global de la actividad

La última buena razón para integrar tu telefonía de empresa al CRM es que te facilita una visión global de la actividad de tu negocio. Como todos los datos están registrados en el mismo lugar, aumentan las capacidades para presentar informes y obtener información relevante. 

Tu solución de telefonía IP te da acceso a paneles de seguimiento en tiempo real, mediante los cuales tienes la posibilidad de seguir la actividad de cada miembro del equipo. También accedes a los análisis del rendimiento, que miden la calidad de tu atención al cliente. Estos permiten hacer un balance de la actividad de tu empresa y evaluar si es necesario reajustar la estrategia para que cada equipo alcance sus objetivos.  

Ya conoces las principales razones para integrar tus líneas de telefonía tu herramienta CRM. No es un proceso muy complicado, pero si te surgen dudas, siempre puedes contactar con nuestro equipo. Estaremos encantados de ayudarte. 

Nos vemos en el próximo post

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